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  • Recruiter: Annika Hammer

Das Life Science Karriere Netzwerk

CTC vereint Experten aus den Bereichen Life Sciences und Personalwesen. Wir helfen Unternehmen die besten Talente zu finden und zu binden; mit unseren Projekten unterstützen wir sie innovative Behandlungsmethoden für Patienten zu entwickeln und umzusetzen. Unsere Kandidaten begleiten wir in ihrer beruflichen Entwicklung und finden für sie zu ihrer jeweiligen Lebenssituation passende Karrieremöglichkeiten.

Unser Klient ist ein traditionsreiches Unternehmen, welches seit mehr als 100 Jahren eine führende Rolle bei der Entwicklung von Therapien im Bereich Immunologie, Hämo-philie und Gerinnungstherapie spielt. An fünf Produktionsstandorten auf vier Kontinenten produziert unser Klient nahezu ein Fünftel aller für den Weltmarkt auf Plasmabasis her-gestellten Arzneimittel. Der größte Produktionsstandort befindet sich in Deutschland, wo mehr als 1.900 Mitarbeitern tätig sind. Insgesamt beschäftigt die Gruppe mehr als 25.000 Mitarbeiter und hat im Jahr 2022 einen Umsatz von mehr als 10 Milliarden US Dollar rea-lisieren können. Nach wie vor werden große Summe vor allem in die Bereiche Forschung und Entwicklung reinvestiert.

Für den Standort Marburg, Hessen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine /en Administrative Assistant (m/w/d) für eine befristete Vertragslaufzeit von 12 Monaten via Arbeitnehmerüberlassung.

Aufgaben:

• Reiseorganisation (Transport, Hotel, Restaurantreservierungen) für das Team und für Unternehmensleitungen, die zu Meetings nach Brüssel reisen (Reservierungen können direkt oder über eine Agentur erfolgen); Anmeldung zu Konferenzen und Veranstaltungen

• Unterstützung bei der Erstattung von Reisekosten (Concur)

• Organisation von Meetings (Terminplanung in Absprache mit anderen Team- und Vorstandsassistenten in Europa und den USA / Versenden von Einladungen / Organisation von Besprechungsräumen und Dienstleistungen)

• Besuchermanagement (Einschreibung / Gästeausweise / Organisation von Trans-port usw.)

• Einleitung und Unterstützung des Prozesses zur Vertragsfinalisierung mit Dienstleistern (über Front Door, Companion und DocuSign zur rechtlichen Unterschrift)

• Unterstützung beim Kauf und der Bestellung von Büroausstattung und anderen Ge-genständen (Ariba) – Einleitung und Verfolgung

• Rechnungsmanagement (Serrala / Concur)

• Einleitung und Verfolgung von Zahlungen mit dem Finanzteam

• Unterstützung des Teams bei der Kommunikation mit anderen internen Funktionen, z. B. grundlegende Fragen zum Personalwesen (SAP-Zeitmanagement-System), IT-Support sowie Schulungs- und Lernsystemen (Plateau)

• Unterstützung des Teams bei der Erstellung von Dokumenten (Word, Excel, Power-Point) durch Sammeln von Informationen aus verschiedenen Quellen und Bearbeiten/Formatieren der Dokumente (z. B. Meeting-Agendas, Budgetübersicht, Formatierung interner Vermerke in Word oder PowerPoint)

Erfahrungen:

• Abgeschlossenes Studium zum Bachelor of Arts oder kaufmännische Ausbildung

• Idealerweise mind. 2 Jahre Erfahrung im Projekt-, Sachbearbeitungs- oder Assistenzbereich innerhalb eines internationalen Unternehmens, wünschenswerterweise im Pharmaumfeld

• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

• Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (MS-Office); Erfahrung mit SAP und Budgetverwaltung sind wünschenswert

• Liebe zum Detail, termingerechte Fertigstellung der Aufgaben und ein gutes Gespür für Dringlichkeit/Geschäftsrelevanz

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten

• Freundliches und professionelles Auftreten

Konditionen:

• Nach der Einarbeitung sind 2 Tage pro Woche remote Arbeit möglich

• Moderner Arbeitsplatz

• Arbeiten in einem internationalen und multikulturellen Umfeld

• Einstieg in eines der renommiertesten Pharmaunternehmen

Sollten Sie Interesse haben, mit uns über diese Position zu sprechen, würden wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen freuen. CTC macht Dich neugierig? Dann möchten wir Dich gern kennen lernen!

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