Das Life Science Karriere Netzwerk

CTC gehört zu einem der führenden Anbieter von Personalbeschaffungslösungen für die Life-Science-Industrie in Europa. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Bereitstellung innovativer Behandlungsmethoden für Patienten, indem wir die entsprechend qualifizierten und erfahrenen Fachkräfte zum richtigen Zeitpunkt bereitstellen und fördern. Wir helfen unseren Mitarbeitenden und Bewerbenden, spannende Arbeitsplätze zu finden, die ihrer individuellen Situation und ihren Karriereplänen entsprechen.

Unser Kunde ist ein europäisches Biotech-Zentrum mit Hauptsitz in der Schweiz, das sich auf die Entdeckung und Entwicklung kleiner Moleküle spezialisiert hat. Das Unternehmen verfügt über ein breites Portfolio an innovativen Medikamenten in der Pipeline, ein erfahrenes Team, ein voll funktionsfähiges Forschungszentrum und eine hervorragende Bilanz – die ideale Konstellation, um mit den Bemühungen in der Forschung & Entwicklung zum Geschäftserfolg zu gelangen. Das Unternehmen ist seit Juni 2017 an der SIX Swiss Exchange kotiert und beschäftigt über 1 000 hochqualifizierte Expertinnen und Experten, die an der Verwirklichung der ehrgeizigen Ziele arbeiten.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für den Schwerpunkt Event- und Veranstaltungsorganisation einen

Administrative Assistant (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

  • Unterstützung des Medical Teams bei Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen von 10 bis 15 Teilnehmenden, in eigener Verantwortung
  • Direkte Zusammenarbeit mit internen und externen Dienstleistern bei Veranstaltung mit höherer Teilnehmerzahl (um die 100)
  • Sicherstellung eines reibungslosen Serviceablaufs in enger Kommunikation und Abstimmung mit den operativen Abteilungen
  • Aufnahme spezifischer Verträge (Confidential Agreements, Workorders) in der firmeninternen Vertragsdatenbank und anschließender Erfassung der wesentlichen Vertragsinhalte sowie Aktualisierung von Vertragsdaten
  •  Kontrolle der Verträge nach Unterzeichnung auf Vollständigkeit (Unterschrift, Datum etc.) sowie Überwachung, Prüfung sowie Bearbeitung von fehlenden Vertragsunterlagen nach Vertragsabschluss

Ihr Pofil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Ähnliches
  • Mindestens zwei Jahre Erfahrung in einer Verwaltungsposition, vorzugsweise in einem internationalen Unternehmen (idealerweise in der pharmazeutischen/biotechnologischen Industrie)
  • Fortgeschrittene Computerkenntnisse, einschließlich Erfahrung mit MS Office-Tools und idealerweise Finanzsoftware (z. B. SAP, Coupa, Concur)
  • Sie kommunizieren verhandlungssicher auf Deutsch und Englisch 
  • Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mit wechselnden Prioritäten und Arbeitsbelastungen umzugehen
  • Fähigkeit zu selbständigem Arbeiten mit hoher Kundenorientierung
  • pragmatische, hands-on Einstellung und schnelles Lernen
  • Integrationsfähigkeit und Fähigkeit zur effektiven Teamarbeit und Zusammenarbeit

Zusätzliche Informationen:

  • Arbeitnehmerüberlassung für 12 Monate, mit hoher Wahrscheinlichkeit auf Übernahme
  • Spannende Entwicklungsmöglichkeiten und berufliches Wachstum innerhalb einer dynamischen Organisation
  • Ein kollaboratives und lösungsorientiertes Umfeld, in dem Sie etwas bewirken können
  • Eine innovative und offene Kultur in einem multikulturellen Umfeld
  • Ein wettbewerbsfähiges Gehalt und umfassende Sozialleistungen 
  • Gewünschter Start gerne schnellstmöglich
  • Standort: München

Wenn Sie Interesse haben, mit uns über diese Position zu sprechen, freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. CTC macht Sie neugierig? Dann möchten wir Sie gerne kennen lernen!

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